Allgemeine Ausstellungsbedingungen

Stand: Oktober 2024

1. Anmeldevoraussetzungen

Die Bestellung der Standfläche/des Komplettstandes ist nur unter Verwendung des offiziellen Anmeldeformulars auf der Veranstaltungswebsite möglich, das vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich bestätigt abzusenden ist. Mit der schriftlichen Anmeldung erkennt der Aussteller in allen Teilen die Ausstellungsbedingungen des Veranstalters an. Bei Zuwiderhandlungen behält sich der Veranstalter vor, Aussteller zukünftig von der Ausstellung auszuschließen.

2. Standflächenvermietung

Der Aussteller erhält nach Eingang seiner Anmeldung vom Veranstalter zunächst eine schriftliche Eingangsbestätigung. Eine schriftliche Anmeldebestätigung mit Standzuweisung erfolgt durch den Veranstalter im April des Veranstaltungsjahres. Aufgrund des begrenzten Platzangebotes im Eurogress Aachen kann ein Standplatz nicht garantiert werden. Die Vergabe der Standflächen erfolgt nach Schluss der Anmeldung am 31.03. eines jeden Jahres, durch den Veranstalter. Eine Priosierung nach Eingangsdatum findet nicht statt. Eine Teilnahme an der Ausstellung in den Vorjahren garantiert keinen Standplatz im aktuellen Jahr. Eine auch nur teilweise Übertragung der Rechte aus der Zulassung auf Dritte bedarf der schriftlichen Genehmigung des Veranstalters.

3. Standgestaltung

Der Veranstalter hat mit der von ihm beauftragten Messebaufirma „MPlus Messebau GmbH“ die Bestimmung über Standbau und Standgestaltung festgelegt, zu deren Einhaltung der Aussteller verpflichtet ist. Der zugeteilte Stand kann bei Nichteinhaltung in Breite, Tiefe und Höhe den örtlichen Bauvorschriften angepasst werden. Zusätzliche Einbauten und Ausstattungen gehen zu Lasten des Ausstellers und sind mit der beauftragten Messebaufirma abzusprechen.
Bitte beachten Sie besonders folgende Bedingungen:
• Alle Standbaupläne sind via E-Mail bis spätestens Anfang September des Veranstaltungsjahres bei der MPlus Messebau GmbH einzureichen
• Der Messestand sollte größtenteils über offene, transparente Seitenwände verfügen
• Beim Verlegen von Bodenplatten sind abgeschrägte Abschlusskanten zwingend vorgeschrieben
• Die Standardbauhöhe beträgt 250 cm. Abhängig von der Standposition sind abweichende Bauhöhen nach Rücksprache möglich
• Die vorgeschriebenen Auf- und Abbauzeiten sind unbedingt einzuhalten.

4. Ausstellungsgüter

Alle Exponate und evtl. Fahrzeuge sind in der Anmeldung aufzuführen bzw. dem Veranstalter bis zum 15. März des Veranstaltungsjahres mitzuteilen. Die Zulassung bei vorangegangenen Veranstaltungen bedeutet nicht automatisch eine erneute Zulassung. Der Veranstalter ist berechtigt, die erteilte Zulassung zu widerrufen, wenn sie aufgrund falscher Angaben erteilt wurde oder die Zulassungsvoraussetzungen entfallen.

5. Haftung oder Versicherung

Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für jegliche während der Veranstaltung, des Auf- und Abbaus sowie des An- und Abtransportes eintretenden Schäden, Verluste usw. am ausstellereigenen oder gemieteten Gut oder Schädigungen von Personen, auch wenn ein Verschulden des Ausstellers oder seiner Hilfspersonen nicht vorliegt. Es wird jedem Aussteller empfohlen, gegen die üblichen versicherungsfähigen Gefahren wie Feuer, Diebstahl, Wasser und Witterungsschäden, Beschädigungen usw., einschließlich des Transportrisikos von Ausstellungsgut, eine Versicherung abzuschließen. Der Aussteller haftet für Beschädigungen z.B. durch Anstriche oder Bekleben von Hallenteilen, Klebstoffreste auf dem Hallenboden, Nageln oder Bohren in Böden, Wände oder Decken.

6. Vertragsauflösung

Aussteller, die angemeldet sind und vom Veranstalter die schriftliche Zusage erhalten haben, können aus dem Vertragsverhältnis bis zum 31. Mai des Veranstaltungsjahres kostenfrei entlassen werden. Nach diesem Termin schuldet der Aussteller, unabhängig von einem Schadensnachweis des Veranstalters, die Zahlung in Höhe von 35 % der Standmiete. Nach dem 1. Juli des Veranstaltungsjahres schuldet der Aussteller, unabhängig von einem Schadensnachweis des Veranstalters, die Zahlung in Höhe von 100 % der Standmiete. Die Veranstaltung wird nach Art und Umfang gemäß der Beschreibung im jeweils gültigen Veranstaltungsprogramm durchgeführt. In Ausnahmefällen behält sich der Veranstalter den Wechsel von Referenten sowie Änderungen im Programmablauf unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung vor. Der Veranstalter ist berechtigt, die Veranstaltung aus Gründen, die weder sie noch der Teilnehmer zu vertreten hat, wie etwa bei krankheitsbedingtem Ausfall der Referenten oder Fällen höherer Gewalt sowie behördlicher oder gesetzlicher Verbote oder Beschränkungen im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie abzusagen. Dies gilt auch dann, wenn aufgrund geltender Hygienebestimmungen, die erforderlichen Mindestabstände am Veranstaltungsort nicht eingehalten werden können. Der Veranstalter ist bemüht, die Teilnehmer so früh wie möglich über die Absage zu informieren. Zudem behält sich der Veranstalter vor, die Veranstaltung bei Nichterreichen einer Mindestteilnehmer- oder Mindestaustellerzahl abzusagen. Bei Absage der Veranstaltung durch den Veranstalter besteht lediglich die Verpflichtung zur Rückerstattung der bereits gezahlten Teilnahmegebühren. Ein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Verdienstausfall ist ausgeschlossen. Entscheidet sich der Veranstalter, die Veranstaltung im Zusammenhang mit der CoronavirusPandemie und damit verbundener behördlicher oder gesetzlicher Verbote oder Einschränkungen oder auch aufgrund von Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts (RKI), des European Center for Disease Prevention (ECDC) oder der World Health Organisation (WHO) zum Schutz der Gesundheit von Mitarbeitern, Teilnehmern, Ausstellern oder anderen Veranstaltungsbeteiligten zu einer Durchführung der Veranstaltung als digitale Veranstaltung, wird der Veranstalter den Teilnehmer unverzüglich darüber informieren und ihm zugleich den neuen Leistungsumfang und die angepasste Teilnahmegebühr mitteilen. Dem Teilnehmer steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zu, welches er innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung durch den Veranstalter oder, wenn ab Mitteilung des Veranstalers bis zum Beginn der Veranstaltung weniger als 14 Tage verbleiben, bis zum Beginn der Veranstaltung ausüben muss. Übt der Teilnehmer das Sonderkündigungsrecht nicht fristgerecht in Textform (z.B. E-Mail, Brief, Telefax) aus, besteht das Vertragsverhältnis mit den geänderten Bedingungen fort. Hat der Teilnehmer seine Teilnahmegebühr bereits gezahlt, erstattet ihm der Veranstalter eine etwaige Differenz zur angepassten Teilnahmegebühr. Das vorstehende Recht steht dem Veranstalter auch dann zu, wenn die gesetzlichen oder behördlichen Auflagen im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie, die an die Durchführung der Veranstaltung geknüpft sind, mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden oder mit dem Charakter der Veranstaltung nicht vereinbar sind. In diesem Fall gilt das oben beschriebene. Dem Teilnehmer stehen in Folge der Aus- übung seines Sonderkündigungsrechts oder Durchführung als digitale Veranstaltung anstelle einer Präsenzveranstaltung keine Aufwendungs- oder Schadensersatzansprüche zu.

 

7. Nebenkosten

Stromanschluss und -bedarf, Standreinigung, Telekommunikation, Entsorgung und Transportaufträge werden dem Aussteller gesondert in Rechnung gestellt (Bestellformulare durch mPlus Messebau GmbH). Die Abrechnung von Stromanschluss und -bedarf, Standreinigung, Telekommunikation und Entsorgung erfolgt durch mPlus Messebau GmbH. Die allgemeinen Entsorgungskosten (von jedem Aussteller zu entrichten) betragen je nach Standgröße:
bis 10 m²: 3,00 €/m²
11 – 25 m²: 2,80 €/m²
26 – 40 m²: 2,60 €/m²
41 – 60 m² 2,40 €/m²
61 – 80 m²: 2,20 €/m²
81 – 100 m²: 2,00 €/m²
Die Abrechnung der Transportkosten erfolgt durch die Spedition Schenker AG.

8. Zahlungskonditionen

Der Aussteller ist verpflichtet, die Gesamtmiete bis spätestens 14 Tage nach Rechnungsstellung an den Veranstalter zu überweisen. Wird die Rechnung nicht oder nicht vollständig beglichen, so ist der Veranstalter berechtigt, dem Aussteller den Zutritt zu seiner Standfläche zu verwehren. Bei Zahlungsverzug sind Verzugszinsen in Höhe von 2 % über dem aktuellen Basiszinssatz der Bundesbank zu zahlen.

9. Anmeldung der Standbetreuung

Die Anmeldung der in der Ausstellungsbuchung inkludierten kostenfreien Standbetreuer*innen muss bis zum 1. September des Veranstaltungsjahres erfolgen. Nach diesem Datum eingehende Anmeldungen können nur noch angenommen werden, wenn die Grenze der maximalen Teilnahmezahl der Veranstaltung noch nicht erreicht ist. Zudem wird für Standbetreuungs-Anmeldungen, die nach dem 1. September eingehen, eine Gebühr aufgrund von Fristüberschreitung in Höhe von 50 € (zzgl. MwSt.) erhoben. Die Anzahl der Standbetreuer*innen ist abhängig von der gebuchten Standgröße:
bis 50 m² = 2 Standbetreuungen
ab 50 m² = 3 Standbetreuungen
außerordentliche Standfläche von unter 10 m² = 1 Standbetreuung