Allgemeine Geschäftsbedingungen
Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR

Version vom 17.01.2023

1. Veranstalter

Das Aachen Colloquium Sustainable Mobility wird von der Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR ausgerichtet.

2. Leistungen

Die Leistungen werden in Art und Umfang gemäß der Beschreibung auf den für das jeweilige Jahr gültigen Anmeldeformularen sowie den Ausführungen auf der Webseite und im digitalen Programm erbracht.

3. Leistungsumfang

Die Teilnahmegebühren beinhalten den Zutritt zur Ausstellung und zu den Fachvorträgen an allen Veranstaltungstagen, Veranstaltungsunterlagen, Pausengetränke und Snacks, zwei Mittagessen inklusive Getränken, einen Empfang sowie freies Parken mit einem Fahrzeug pro Teilnehmer in den Aachener Parkhäusern der Aachener Parkhaus GmbH (außer im Parkhaus Carolus Thermen). Die Teilnahmegebühren enthalten ebenfalls die Teilnahme am Festabend, insofern das Kontingent an Festabendplätzen noch nicht erschöpft ist (siehe Ziffer 0). Als weitere kostenlose Serviceleistung gibt es die Möglichkeit, mit den Daten: Firma, Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse in ein Teilnehmerverzeichnis aufgenommen zu werden. Alle Veranstaltungsgebühren verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer sowie, falls anfallend, weiterer Steuern und Abgaben.

4. Anmeldung und Anmeldebestätigung

Die Anmeldung zum Aachen Colloquium Sustainable Mobility kann ausschließlich online über das Anmeldeportal auf der Webseite www.aachener-kolloquium.de bzw. www.aachen-colloquium.com erfolgen. Für jeden Teilnehmenden ist ein separates Formular zu verwenden. Sammelanmeldungen können über das Anmeldeportal auf der angegebenen Webseite vorgenommen werden. Der Veranstalter behält sich vor, Anmeldungen, die nicht über das Anmeldeportal eingereicht wurden, abzulehnen. Die Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt. Die Bestätigung einer Anmeldung erfolgt an die in der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Meldet ein Dritter im Auftrag einen oder mehrere Teilnehmer*innen zur Veranstaltung an, hat dieser Dritte sicherzustellen und versichert dies gegenüber dem Veranstalter, dass er hierzu von dem anzumeldenden Teilnehmenden oder den anzumeldenden Teilnehmer*innen ausdrücklich befugt ist. Der Dritte wird in diesem Fall sicherstellen, dass die anzumeldende Person auf die Erklärung zum Datenschutz, die auch unter www.aachenerkolloquium.de/datenschutz bzw. www.aachen-colloquium.com/privacy abrufbar ist, hingewiesen wird. Die Anmeldung ist erst nach Versand einer Anmeldebestätigung per E-Mail und dem Zahlungseingang abgeschlossen. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmenden den Zutritt zur Veranstaltung zu verwehren, deren Rechnungen zu Veranstaltungsbeginn nicht kontenwirksam beglichen sind. Nebenabsprachen jeglicher Art bedürfen der schriftlichen Form.

5. Zahlungsbedingungen

Rechnungen werden unmittelbar nach Rechnungsstellung ohne zusätzlich anfallende Kosten elektronisch oder auf Wunsch per Post an die auf der Anmeldung angegebene Rechnungsadresse verschickt. Sie gelten auch als Teilnahmebescheinigungen. Alle Rechnungen sind ohne Unterschrift gültig. Die Rechnungsbeträge sind nach Erhalt der Rechnung ohne jegliche Abzüge bis zum auf der Rechnung genannten Fälligkeitsdatum zu zahlen. Rechnungen können per Überweisung oder Kreditkarte (VISA oder Mastercard) bezahlt werden. Eine Barzahlung ist nur vor Ort und nach vorheriger schriftlicher Genehmigung des Veranstalters möglich. Bei Überweisungen aus dem außereuropäischen Ausland verpflichtet sich der oder die Zahlungspflichtige, alle anfallenden Gebühren zu übernehmen. Die Anmeldung ist erst nach Zahlungseingang abgeschlossen.

6. Teilnahmebeschränkungen

Der Veranstalter behält sich vor, die maximale Anzahl der Teilnehmenden zu begrenzen. Die Anmeldungen werden nach ihrem Eingang berücksichtigt. Ist die Grenze der maximalen Teilnehmerzahl erreicht, wird dies auf der Webseite bekannt gegeben und alle Interessenten können sich über das Anmeldeportal auf eine Warteliste setzen lassen. Nachrücker werden kurzfristig über die Möglichkeit einer Teilnahme informiert. Die Anzahl der Teilnehmenden am Festabend ist begrenzt. Die Anmeldung zum Festabend ist nur möglich, solange noch freie Plätze verfügbar sind. Bei Anmeldung können die Teilnehmenden einen Platzierungswunsch für einen der Festabendsäle angeben. Der Veranstalter versucht, diesen Wunsch bestmöglich zu berücksichtigen. Ein Anspruch auf die wunschgemäße Saalplatzierung besteht allerdings nicht.

7. Aussteller, Verantwortung für Ausstellungsstände

Diese Geschäftsbedingungen gelten nicht für Aussteller. Für diese gelten gesonderte Geschäftsbedingungen, die auf der Webseite der Veranstaltung einsehbar sind und beim Veranstalter jederzeit angefordert werden können. Die Verantwortung für Ausstellungsstände und Teile davon obliegt alleine dem jeweiligen Aussteller, der bei hiermit im Zusammenhang stehenden Unfällen alleine haftet.

8. Vortragsprogramm

Der Veranstalter behält sich vor, das Programm in Ausnahmefällen unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung kurzfristig zu ändern. Für die Inhalte der Vorträge sind ausschließlich die Vortragenden verantwortlich. Der Veranstalter ist hierfür nicht haftbar.

9. Datenschutz

Informationen zum Datenschutz werden dem Teilnehmenden gesondert zur Verfügung gestellt. Auf die unter www.aachener-kolloquium.de/datenschutz und www.aachen-colloquium.com/privacy abrufbare Datenschutzerklärung wird ausdrücklich hingewiesen.

10. Stornierung durch den Veranstalter

Der Veranstalter behält sich vor, das Kolloquium aus wichtigen Gründen, wie etwa höherer Gewalt oder anderen nicht vom Veranstalter zu vertretenden Umständen sowie behördlicher oder gesetzlicher Verbote oder Beschränkungen im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie abzusagen. Dies gilt auch dann, wenn der Veranstalter aufgrund geltender Hygienebestimmungen sowie erforderlicher Mindestabstände am Veranstaltungsort die Veranstaltung nicht durchführen kann. Zudem behält sich der Veranstalter vor, die Veranstaltung bei Nichterreichen einer Mindestteilnahme- oder Mindestaustellerzahl abzusagen. Der Veranstalter verpflichtet sich in diesen Fällen die Teilnehmenden per E-Mail über den Ausfall der Veranstaltung zu informieren und die bereits gezahlten Teilnahmegebühren in voller Höhe zu erstatten. Der Veranstalter behält sich darüber hinaus vor, im Falle eines krankheitsbedingten Ausfalls eines Referenten, den betreffenden Vortrag oder die betreffende Session ersatzlos ausfallen zu lassen. Eine (Teil-)Erstattung bei Ausfall einzelner Vorträge oder Sessionen ist nicht möglich.

11. Anpassung des Veranstalungsformats

Entscheidet sich der Veranstalter, die Veranstaltung im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie und damit verbundener behördlicher oder gesetzlicher Verbote oder Einschränkungen oder auch aufgrund von Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts (RKI), des European Center for Disease Prevention (ECDC) oder der World Health Organisation (WHO) zum Schutz der Gesundheit von Mitarbeiter*innen, Teilnehmenden, Ausstellern oder anderen Veranstaltungsbeteiligten zu einer Durchführung der Veranstaltung als digitale Veranstaltung, wird sie den Teilnehmenden unverzüglich darüber informieren und ihm/ ihr zugleich den neuen Leistungsumfang und die angepasste Teilnahmegebühr mitteilen. Dem Teilnehmenden steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zu, welches er innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Mitteilung durch den Veranstalter oder, wenn ab Mitteilung des Veranstalters bis zum Beginn der Veranstaltung weniger als 14 Tage verbleiben, bis zum Beginn der Veranstaltung ausüben muss. Übt der/ die Teilnehmende das Sonderkündigungsrecht nicht fristgerecht in Textform (z.B. E-Mail, Brief, Telefax) aus, besteht das Vertragsverhältnis mit den geänderten Bedingungen fort. Hat der Teilnehmende seine/ ihre Teilnahmegebühr bereits gezahlt, erstattet ihm der Veranstalter eine etwaige Differenz zur angepassten Teilnahmegebühr. Das vorstehende Recht steht dem Veranstalter auch dann zu, wenn die gesetzlichen oder behördlichen Auflagen im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie, die an die Durchführung der Veranstaltung geknüpft sind, mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden oder mit dem Charakter der Veranstaltung nicht vereinbar sind. In diesem Fall gilt das oben beschriebene. Dem Teilnehmenden stehen in Folge der Ausübung seines Sonderkündigungsrechts oder Durchführung als digitale Veranstaltung anstelle einer Präsenzveranstaltung keine Aufwendungs- oder Schadensersatzansprüche zu.

12. Stornierung durch Teilnehmer

Die Stornierung einer Anmeldung bedarf der Textform. Bei Stornierung bis zum 1. September des Veranstaltungsjahres, maßgeblich ist der Poststempel bzw. Eingang der E-Mail etc., wird eine bereits bezahlte Teilnahmegebühr abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 70,- € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer zurückerstattet. Sofern die Teilnahmegebühr noch nicht bezahlt wurde, ist die Bearbeitungsgebühr zu bezahlen. Bei einer Stornierung nach dem 1. September des Veranstaltungsjahres oder beim Fernbleiben des Teilnehmenden von der Veranstaltung wird eine bereits bezahlte Teilnahmegebühr abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 140,- € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer zurückerstattet. Sofern die Teilnahmegebühr noch nicht bezahlt wurde, ist die Bearbeitungsgebühr zu bezahlen. Der/ die Teilnehmende hat die Möglichkeit nachzuweisen, dass dem Veranstalter im Einzelfall nur ein geringerer Schaden entstanden ist. Ungeachtet der Stornierung erhält der Teilnehmende mit Zahlung der Teilnahmegebühr einen Anspruch auf die Übersendung der Tagungsunterlagen per E-Mail, sofern er dies wünscht. Ist der/ die Teilnehmende krankheitsbedingt an einer Teilnahme gehindert und möchte der/ die Teilnehmende aus diesem Grund vom Vertrag zurücktreten, ist dem Veranstalter unverzüglich ein ärztliches Attest vorzulegen, aus dem sich die krankheitsbedingte Verhinderung während des Zeitraumes der Veranstaltung ergibt. In diesem Fall wird keine Bearbeitungsgebühr erhoben und bereits gezahlte Gebühren werden in voller Höhe zurückerstattet. Bei einer Stornierung aufgrund von Krankheit entfällt der Anspruch auf Bezug der Tagungsunterlagen. Teilnehmende sind nicht zur Minderung, Zurückbehaltung oder Aufrechnung berechtigt, es sei denn, diese Ansprüche sind unbestritten und rechtskräftig in Schriftform belegt. Kann ein*e Teilnehmer*in aufgrund der Coronavirus-Pandemie und den damit verbundenen behördlichen oder gesetzlichen Verboten oder Einschränkungen oder auch aufgrund von Empfehlungen des RobertKoch-Instituts (RKI), des European Center for Disease Prevention (ECDC) oder der World Health Organisation (WHO) nachgewiesen nicht anreisen, so kann er/ sie seine/ ihre Teilnahme stornieren. Der Veranstalter erstattet dem/ der Teilnehmenden in diesem Fall die Teilnahmegebühr. Weitere Kosten wie Hotel- und Reisekosten werden vom Veranstalter nicht erstattet.

13. Umbuchung durch Teilnehmer

Teilnehmende können im Falle einer Verhinderung einen Ersatzteilnehmer benennen. Änderungen bis zum 1. September des Veranstaltungsjahres sind kostenfrei. Nach diesem Datum wird pro Umbuchung eine Umbuchungsgebühr von 50,- € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer erhoben. Erfüllt der/ die Ersatzteilnehmende andere Voraussetzungen als der/ die ursprüngliche Teilnehmende, hat beispielsweise keinen Anspruch auf den zuvor gewährten Rabatt, ist der Differenzbetrag unverzüglich nachzuzahlen. Andernfalls kann der Veranstalter die Umbuchung ablehnen und dem/ der Ersatzteilnehmenden die Teilnahme verweigern. Zudem darf der/ die Ersatzteilnehmende noch nicht selbst zur Veranstaltung angemeldet sein. Teilnehmeränderungen sind bis 1. Oktober des Veranstaltungsjahres unter Angabe aller erforderlichen Daten zur Identifikation des ursprünglichen Teilnehmers und des Ersatzteilnehmenden über das Umbuchungsformular dem Veranstalter mitzuteilen. Der / die ursprüngliche Teilnehmende und der/ die Ersatzteilnehmende haften für die Zahlung der Teilnahmegebühr und der Umbuchungsgebühr als Gesamtschuldner. Für die Änderungsmeldung darf keinesfalls das offizielle Anmeldeformular verwendet werden.

14. Veranstaltungsunterlagen

Die Veranstaltungsunterlagen werden ausschließlich vor Ort ausgehändigt. Ist der/ die Teilnehmende nicht vor Ort, um diese entgegenzunehmen, werden sie ihm/ ihr nach Ausgleich aller offenen Rechnungen auf Wunsch per E-Mail zugesandt. Die Rechte für die Veranstaltungsunterlagen liegen ausschließlich beim Veranstalter. Sie dürfen ohne ausdrückliche, schriftliche Zustimmung des Veranstalters nicht vervielfältigt, digitalisiert, veröffentlicht, vertrieben, zum Download bereitgestellt, für andere Veranstaltungen genutzt oder für Dritte zugänglich gemacht werden. Lizenzen für die firmeninterne Verbreitung können beim Veranstalter schriftlich beantragt werden. Der Tagungsband ist ab 2012 unter einer ISBN geführt und darf somit als Publikation unter Angaben der vollständigen Quelle angegeben und zitiert werden. Die Tagungsunterlagen des jeweiligen Jahres werden erst nach Veranstaltungsende verkauft.

15. Rahmenprogramm

Das Rahmenprogramm steht lediglich Begleitpersonen, jedoch nicht den Konferenzteilnehmenden zur Verfügung. Die Kosten des Rahmenprogramms sind nicht in den Teilnahmegebühren enthalten, sondern müssen zusätzlich entrichtet werden. Im Falle einer Stornierung gelten dieselben Fristen und Bedingungen wie bei Stornierung einer Konferenzteilnahme (siehe Ziffer 11). Eine Stornierungsgebühr wird jedoch nicht erhoben.

16. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Für die Vertragsbeziehung gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Regelungen des Internationalen Privatrechtes. Soweit gesetzlich zulässig, wird als Gerichtsstand Aachen vereinbart.

Allgemeine Informationen der
Aachener Kolloquium Fahrzeug- und Motorentechnik GbR

Veranstaltung: Aachen Colloquium Sustainable Mobility

1. Anmeldung

Der Veranstalter empfiehlt eine frühzeitige Anmeldung.

2. Vorgehen zur Anmeldung

1. Online anmelden
2. Bestätigung erhalten
3. Rechnung abwarten und begleichen
4. Registrierungsabschluss nach Zahlungseingang
5. Unterlagen bei Veranstaltung entgegennehmen

3. Zahlungsverzögerung

Gemäß den Geschäftsbedingungen müssen die Teilnahmegebühren zu Beginn der Veranstaltung kontenwirksam beglichen sein (siehe Ziffer 4 der Geschäftsbedingungen). Bitte setzen Sie sich unverzüglich mit dem Veranstalter in Kontakt, wenn Sie diese Voraussetzung nicht einhalten können.

4. Hotel

Die Anmeldung zum Aachen Colloquium Sustainable Mobility beinhaltet keine Reservierung eines Hotelzimmers. Jede*r Teilnehmende ist selbst für die Buchung eines Zimmers verantwortlich. Zimmerreservierungen können mit dem auf der Webseite online gestellten Formular des aachen tourist service e.V. vorgenommen werden; für deren Inhalte ist der Veranstalter nicht verantwortlich. Aufgrund reservierter Kontingente empfiehlt sich eine frühzeitige Hotelbuchung. Der Veranstalter weist ausdrücklich darauf hin, dass es bei Buchungen kurz vor der Veranstaltung zu einer erhöhten Nachfrage an Zimmern und der Nachfrage angepassten Zimmerpreisen kommen kann. Es besteht kein Anspruch auf Sonderkonditionen oder freie Zimmerkontingente.

5. Anfahrt

Die Teilnehmenden des Aachen Colloquium Sustainable Mobility sind für ihre Anreise zum Veranstaltungsort selbst verantwortlich.

6. Tagungsbüro

Die Öffnungszeiten des Tagungsbüros werden im Programmheft veröffentlicht.

7. Konferenzsprache

Die Vorträge werden auf Englisch gehalten. Der Tagungsband wird ausschließlich in Englisch publiziert.

Bestellung von Tagungsunterlagen

Lizenzen für die Einzelplatznutzung oder die firmeninterne Bereitstellung von Tagungsunterlagen sowie einzelne Artikel können beim Veranstalter bestellt werden.